Combo Tư Duy Theo Khổ Giấy A3 & Tất Cả Trên Một Trang Giấy - Kĩ Thuật Tóm Tắt Học Được Từ Toyota (Bộ 2 Cuốn)

Combo Tư Duy Theo Khổ Giấy A3 & Tất Cả Trên Một Trang Giấy - Kĩ Thuật Tóm Tắt Học Được Từ Toyota (Bộ 2 Cuốn)

1. TƯ DUY THEO KHỔ GIẤY A3

Cẩm nang phát huy khả năng vốn có ở mọi người

Dành riêng cho những người có quá nhiều việc, không biết nên ưu tiên làm việc nào trước, việc nào sau; những người lúc nào tâm lý cũng nhiễu loạn, không thể điều chỉnh được mọi việc; cả người đã mất đi đông lực và nhiệt huyết trong công việc, cũng như chưa thành thạo việc quản lý cấp dưới, Tư duy theo khổ giấy A3 mang đến người đọc phương pháp điều chỉnh và sắp xếp khoa học để công việc trở nên thuận lợi hơn.

A3 là khổ giấy ứng dụng khá hạn chế trong đời sống. Nhưng, với Toyota, thương hiệu được biết đến với việc sản xuất xe ô tô cho toàn thế giới, khổ giấy này dùng để làm báo cáo. Mô thức này hoàn toàn khác biệt với những báo cáo theo cách thông thưòng: những bảng kê dài trên giấy A4. Đây cũng là một trong những bí mật tạo nên thành công của Toyota trong nhiều thập kỷ qua. Sau 17 năm làm việc cho hãng, Sumie Ishii, tác giả tập sách, người nắm giữ được mô thức này đã chia sẻ cho mọi người bí quyết thành công ấy.

Đặc trưng của mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 mà Toyota áp dụng là quy trình 8 bước. Bao gồm:  Đề tài; Bối cảnh thiết lập đề tài; Nắm bắt hiện trạng; Thiết lập mục tiêu; Phân tích nguyên nhân chính; Đối sách & thực thi; Kết quả thực hiện & triển khai; Nhìn nhận lại & xác định các vấn đề tiếp theo. Theo Sumie Ishii, khi soạn bảng báo cáo theo những bước này, người làm việc không chỉ nắm được nội dung ngay tức thì để làm căn cứ ra quyết định, mà còn giải quyết được nhiều vấn đề và quản lý các dự án liên quan dễ dàng hơn.

Bằng lối hành văn đơn giản, dễ hiểu của chính người đã trải qua rất nhiều phòng ban trong một doanh nghiệp, tác giả mang đến cho người đọc một tài liệu có thể ứng dụng ở từng cấp độ chức vụ. Sách trình bày chi tiết và rất nhiều tình huống phát sinh để người đọc, dù hoạt động trong bất cứ ngành nghề nào cũng có thể ứng dụng. Điều đặc biệt hơn cả là xuyên suốt tác phẩm, người đọc sẽ nhận thấy, không có giới hạn nào trong những vị trí được giao. Ở bất cứ cấp bậc nào, tác dụng của phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 là giúp phát huy những khả năng vốn có ở mọi người.

Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Khi nhân viên phát triển được bản thân và phát huy các tố chất thì hiệu quả công việc cũng tăng cao. Vì điều này mà với những người là chủ, sẽ không quá lời khi nói rằng, Tư duy theo khổ giấy A3 sẽ là tài liệu cực kỳ hữu dụng trong việc phát triển nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp.

Sách do Nguyễn Lương Hải Khôi biên dịch, First News thực hiện - NXB Tổng Hợp TP.HCM ấn hành.

Thông tin thêm:

Sumie Ishii là đại diện của công ty cổ phần Effect, bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Bà từng công tác tại hãng xe hơi Toyota trong thời gian 17 năm. Trong nửa năm đầu được nhận vào làm, bà được giao vị trí thư ký điều hành và tham gia công tác đào tạo nhân viên. Để có thể thăng tiến hơn trong công việc thư ký, bà đã xin chuyển qua nhiều vị trí khác nhau trong công ty. Qua quá trình làm việc tại các bộ phận như ban An toàn vệ sinh, ban An toàn thiết bị và ban Quản lý rủi ro, bà đã góp phần xây dựng nguồn nhân lực cho công ty thêm vững mạnh.

Hiện tại bà làm việc độc lập và hoạt động trên khắp cả nước Nhật. Bà đảm nhiệm vai trò đào tạo nhân tài, cố vấn về nhân tài cho các xí nghiệp, công ty lớn, đào tạo phát triển nhân lực bằng các bài kiểm tra tư duy, hay tổ chức sự kiện.

Ngoài Tư duy theo khổ giấy A3, tác giả Sumie Ishii còn có các tác phẩm khác như: Phong cách làm việc tại Toyota (NXB Chuukei), Người làm việc nghiêm chỉnh làm gì cũng thành công (NXB Mikasa Shobou), Học cách nắm lấy cơ hội từ Toyota (NXB Kadogawa Forester)….

2. Tất Cả Trên Một Trang Giấy - Kĩ Thuật Tóm Tắt Học Được Từ Toyota

Thứ mà tất cả các nhân viên của Toyota phải có khi họp là gì?

Trên tay tất cả các nhân viên Toyota lúc nào cũng có một tờ tài liệu. Đây là khung cảnh thường thấy và xảy ra như một lẽ đương nhiên tại công ty. Chẳng hạn, các nhóm sẽ họp mỗi tuần một lần và trong các cuộc họp, cả trưởng nhóm và khoảng mười mấy nhân viên đều cầm một tờ giấy A3, trong đó tổng hợp lại tình hình tiến độ công việc của từng thành viên. Ở Toyota, tất cả các tài liệu dùng trong công việc đều được trình bày trên một trang A3 hoặc A4, và thói quen ấy đã trở thành một nét văn hoá trong toàn thể công ty.

Báo cáo, kế hoạch, tài liệu cuộc họp, biên bản ghi nhớ nội dung cuộc họp, tài liệu dùng khi đi đàm phán với khách hàng, bài phát biểu, danh sách xác nhận lịch trình, tài liệu dùng để đánh giá khi phỏng vấn ứng viên… cho dù là loại tài liệu nào, có nội dung phức tạp đến đâu đi nữa, về nguyên tắc đều sẽ chỉ dùng “Một trang giấy”. Việc này có thể ư? Trong khi mỗi lần hội họp, trên tay mỗi người chúng ta đều lỉnh kỉnh hàng sấp giấy tờ nhiều không kể nổi? Nhưng đó là sự thật. Cũng giống như cách USB được phát minh ra để chứa hơn chục GB dữ liệu, thì “một trang giấy” hoàn toàn có thể chứa cả chục sấp giấy tờ đang khiến bạn khổ sở. Đây là một phương pháp tóm tắt, trình bày vô cùng khoa học và đặc biệt tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng hiệu quả diễn đạt mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi.

Phương pháp này không chỉ có hiệu quả tại các công ty như Toyota, mà còn có thể áp dụng cho rất nhiều hoàn cảnh khác. Hãy tổng hợp tài liệu của mình vào “Một trang giấy” cho dù đó là những bản kế hoạch, báo cáo có nội dung phức tạp hay biên bản ghi chép cuộc họp, bài phát biểu, quản lý lịch trình dài đến đâu đi nữa.

Có nhiều người cảm thấy việc sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến, truyền đạt nội dung công việc  là khó và mất thời gian, có thể đó là do họ chưa được dạy cách làm. Vì những lý do trên, tác giả đã viết cuốn sách Tất cả trên một trang giấy – Kỹ thuật tóm tắt học được từ Toyota, với mong muốn truyền đạt được tới bạn đọc phương pháp “Một trang giấy” vô cùng thú vị này.

“Cụ thể thì làm thế nào để có thể sắp xếp thông tin?”

“Làm thế nào để tổng hợp được ý kiến một cách tốt nhất?”

“Nên truyền đạt ra sao?”

Kỹ thuật “Một trang giấy” chắc chắn sẽ có ích với những người đã từng tự hỏi những câu hỏi trên. Nếu có một tờ giấy, bút ba màu: xanh lá cây – xanh da trời – đỏ, ai cũng có thể dễ dàng sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến, nâng cao năng lực truyền đạt. Nhất định, bạn nên thử một lần.